Descripciones de puestos: cómo escribir, plantillas y ejemplos

 

¿Alguna vez ha respondido a un anuncio de trabajo simplemente por la forma en que estaba escrito y pensó que lo habían escrito específicamente para usted? Muchos de nosotros nos hemos sentido así, y cuando se trata de escribir la descripción perfecta del trabajo, hay un arte en ello. 

Tiene que ser lo suficientemente general para que pueda atraer a un buen número de personas, específico para que pueda atraer al tipo correcto de personas y luego, debe tener algún tipo de fórmula mágica que pueda darle vida a todo para que atraigas los candidatos perfectos para aplicar.

Ese es el arte de una descripción de trabajo perfectamente ejecutada. No solo desea transmitir cuál es el rol, y hacerlo de una manera efectiva y emocionante, sino también atraer a las personas adecuadas para el rol.

En esta guía, discutiremos la importancia de una descripción de trabajo, cómo debe escribir una descripción de trabajo y algunos ejemplos de descripciones de trabajo en un formato de plantilla que puede usar para su propia organización.

Por qué las descripciones de puestos son importantes

Una descripción del trabajo resume las responsabilidades, actividades, calificaciones y habilidades esenciales para un puesto. Es un documento que describe el tipo de trabajo realizado. Debe incluir detalles como la misión de la empresa, la cultura y los beneficios que brinda a los empleados.

Una descripción de trabajo bien escrita debe captar la atención de un empleado potencial y hacer que actúe lo suficientemente rápido como para solicitar un puesto.

El propósito de una descripción del trabajo es documentar las funciones esenciales del trabajo y las habilidades, conocimientos, capacidades y otras características necesarias para el desempeño satisfactorio del trabajo.

Del mismo modo, una descripción del trabajo es increíblemente importante, ya que es el comienzo de la relación potencial que cualquier nuevo empleado tiene con la empresa desde el principio. Hay otros beneficios asociados que incluyen:

Atraer a los mejores candidatos

El propósito de una descripción de trabajo es garantizar que el trabajo satisfaga las necesidades de la organización y contratar a las personas adecuadas para cumplir con el rol definido.

Es importante destacar que desea atraer al tipo de personas que se destacarán en el puesto y evitar contratar a personas que tendrán menos probabilidades de encontrar empleados que no cumplan con los criterios para postularse. Puede ahorrar un tiempo valioso al limitar la cantidad de postulantes al puesto de trabajo definido e igualmente, mejorar la calidad de las solicitudes que ingresan.

Satisfacer las necesidades comerciales

El elemento esencial de la contratación es que se realiza para satisfacer una necesidad empresarial. Cualesquiera que sean los objetivos o metas del negocio, es necesario contar con las personas adecuadas para tener éxito. Esto se hace a través del proceso de reclutamiento de encontrar a aquellas personas que pueden hacer el trabajo.

Sin las habilidades, capacidades y actitudes adecuadas, no se pueden cumplir los objetivos comerciales.

Identificar las necesidades de formación.

Una descripción de trabajo completa y bien redactada ayuda a identificar las deficiencias de habilidades en los candidatos (y el personal) que deben abordarse con capacitación.

Es importante destacar que puede utilizar el proceso de contratación para determinar la profundidad de la formación necesaria en los nuevos empleados o incluso en los actuales simplemente analizando una descripción detallada del puesto. Al usar una descripción completa, es mucho más fácil saber dónde se queda corto un nuevo empleado en términos de conocimientos, habilidades o calificaciones y dónde podría requerir capacitación adicional.

En segundo lugar, teniendo en cuenta esas deficiencias, puede usar algo como un análisis de brechas de habilidades para guiar un plan de capacitación personalizado que ayudará a que el empleado llegue a un puesto procesable más rápido.

Impulsar la retención y satisfacción del personal

Al contratar a las personas adecuadas , le brinda a su organización la mejor oportunidad de tener éxito; sin embargo, hay otro beneficio. También está aumentando su potencial para retener al personal y aumentar la satisfacción al mismo tiempo. Las descripciones de puestos reconocen efectivamente el trabajo y las contribuciones realizadas por los empleados en las funciones descritas.

Las descripciones de trabajo buenas, precisas y completas pueden actuar como motivadores del personal. Establece cuál es el rol, no hay ambigüedad y aunque el rol puede tener momentos de fluidez, no significa que esos momentos superen la descripción completa del trabajo en sí.

Sin embargo, una descripción de trabajo incompleta o inexacta puede parecer que los esfuerzos de un empleado no se valoran, lo que puede generar insatisfacción y reducir la retención del personal.

Evaluar el rendimiento

Las descripciones detalladas de los puestos proporcionan una herramienta o marco útil sobre el cual medir el desempeño. Desde las competencias, deberes, tareas, hasta las responsabilidades que se detallan en la descripción, estas actuarán como pautas de expectativa.

En muchos roles, una vez que finaliza el período de prueba, o cuando llega el momento de las revisiones de los empleados, una descripción del puesto es una excelente herramienta para medir las deficiencias en el desempeño o las áreas en las que el empleado supera las expectativas.

Cómo escribir una descripción de trabajo

Hemos hablado sobre ese ingrediente mágico cuando se trata de escribir una excelente descripción del trabajo, pero ese no es el aspecto más importante de escribir una buena descripción del trabajo. El elemento más importante se trata de proporcionar el equilibrio entre dar suficientes detalles y ser conciso y legible.

Como se mencionó anteriormente, una de las mejores cosas que puede incluir en una descripción de trabajo es la misión, la visión y los valores de la organización, especialmente cuando se incluye fuera del sitio web de la organización. Si desea inspirar a las personas a la misión de su organización, debe mostrarles cuál es esa misión; hablar de la cultura, hacerles entender que hay algo que es más grande más allá de las palabras en la página – ahí es donde reside la magia.

Finalmente, desea pensar en la legibilidad. Usar viñetas, espacios y párrafos cortos para que funcione mejor.

Hay que decir que hay algunas cosas muy básicas que deben incluirse en una descripción de trabajo y es que tienden a incluir estos seis elementos clave:

1. Título del trabajo y resumen
2. Propósito y objetivos del trabajo
3. Deberes primarios
4. Alcance y límites de la autoridad
5. Expectativas de gestión
6. Calificaciones requeridas

Hay otros aspectos de la descripción de un puesto que son preferibles si se incluyen, como las condiciones de trabajo, los requisitos físicos, el entorno de trabajo, etc.

Ahora vamos a echar un vistazo más de cerca a los seis elementos principales de la descripción del trabajo.

Título del trabajo y resumen

• Definir claramente el título del trabajo.

Asegúrese de tener un título de trabajo específico en lugar de uno genérico, sea preciso y use frases clave para ese rol/sector (es decir, Gerente de cuentas de marketing digital, no Gerente de cuentas).

• Tenga en cuenta el departamento dentro del cual existe el rol

El resumen debe llamar la atención. Debe proporcionar una visión general de la empresa y las expectativas para el puesto.

• Tenga en cuenta la jerarquía de informes: a quién informa este rol

Puedes utilizar frases como “Reportando al Director de Operaciones, serás responsable de…”

• Tenga en cuenta los nombres de los gerentes

Suele ser una buena idea proporcionar los nombres de los gerentes para que los candidatos puedan realizar búsquedas en plataformas como LinkedIn para comprender su antigüedad y experiencia.

• Tenga en cuenta la fecha en la que se creó/actualizó esta descripción de trabajo, y por quién

Desea atraer el talento adecuado, pero también de manera oportuna. No quieres que la gente solicite trabajo tres meses después de su publicación.

Propósito y objetivos del trabajo

• Describa lo que hace este trabajo

Desea ser específico en esta etapa con muchos detalles, pero permanecer conciso. Recuerde, no desea sobrecargar al solicitante con información.

• Tenga en cuenta los objetivos asociados con el rol.

¿Cuáles son las expectativas del empleado y cómo puede ayudar esto en el proceso de selección?

• Asegúrese de que la descripción proporcione lo suficiente para que los posibles candidatos entiendan el puesto

Elimine cualquier posibilidad de ambigüedad y desarrolle la descripción del trabajo para brindarle al candidato suficiente información sobre el puesto y si desea postularse para él.

• Y para aquellos que ya están en el trabajo, esta descripción debe reflejar con precisión lo que hacen.

Si está reclutando para otros miembros del equipo, muestre la descripción a los que ya trabajan en el departamento.

Deberes primarios

• Enumere los deberes en orden de prioridad

Si está buscando un ingeniero, asegúrese de especificar qué es lo que normalmente se necesita. Además, asegúrese de enfatizar los deberes requeridos para el rol también. Es decir, si está contratando a un planificador de bodas, es posible que necesite habilidades en las redes sociales; asegúrese de resaltar esto.

• Trate de desglosar los deberes en función del tiempo dedicado a cada uno.

Piense en las responsabilidades diarias del rol y luego divídalas en cuánto tiempo se requeriría para cada parte en un día o una semana. Es decir, los planificadores de eventos pueden necesitar hablar con los clientes el 30 % del tiempo, con terceros el 60 % del tiempo, pero también deben cumplir una función en las redes sociales el 10 % del tiempo.

• Tenga en cuenta cualquier herramienta, equipo o software utilizado para cumplir con las funciones principales

Explicar lo que se necesita en términos de conocimiento del software. Es decir, el “paquete creativo completo de Adobe” es algo que puede ver anunciado para los diseñadores; saben que esto cubre cinco paquetes específicos.

Alcance y límites de la autoridad

• Describa el nivel de autoridad asociado con el rol y cualquier responsabilidad de supervisión/vigilancia

Si está reclutando para puestos de alto nivel, desea poder mostrar el nivel de experiencia requerido pero también el alcance de la supervisión dentro de la organización. ¿Tiene poderes para contratar/despedir? ¿Tiene independencia en cuanto al presupuesto en su departamento?

• Tenga en cuenta cualquier área de superposición con otros roles, aclarando quién tiene la responsabilidad

No es raro tener carreras en las que las responsabilidades se superponen con las de otros gerentes o personas del departamento. Cuando sea posible, aclare quién obtiene la decisión final en algunas de las disputas o áreas de responsabilidad en la organización.

Expectativas de gestión

• Describir las expectativas de gestión importantes

¿Qué espera la gerencia de los candidatos? Hay muchos detalles que se pueden usar para transmitir ese mensaje. Por ejemplo;
“Esperamos que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto”.

• Estos mensajes deben incluir asistencia, posiblemente expectativas de horas extra, comportamientos en el lugar de trabajo, etc.

Calificaciones / habilidades requeridas

• Enumere y describa las calificaciones específicas, las habilidades y la experiencia esperada necesarias para desempeñar el puesto

¿Es que se requiere un título universitario? ¿El candidato necesita más de 5 años de experiencia? Lo que se espera del rol en relación con un conjunto de habilidades específico, es decir, se requiere el conocimiento y la función del paquete de diseño.

• Tenga en cuenta tanto a los posibles nuevos reclutas como a los que ya están en el puesto.

Cuando se trata de hacer que estos roles sean adecuados, piense en las personas que ya están haciendo el trabajo. ¿Tienen estos conjuntos de habilidades?

Otros detalles

• Algunas descripciones de trabajo indicarán cosas como el salario, la cantidad de horas trabajadas por semana y la asignación de vacaciones.
• Piense en cosas como pensiones, atención médica: los beneficios que podrían hacer que el candidato tome más nota.
• Es posible que tenga programas de verano como “horario de verano” que ofrecen los viernes por la tarde de forma gratuita.

Este conjunto de información está realmente diseñado para informar más sobre la cultura de la empresa sobre otros aspectos del negocio.

Cómo crear una buena plantilla de descripción de trabajo

Los elementos clave de la descripción del trabajo enumerados anteriormente se pueden usar para crear plantillas de descripción del trabajo útiles. Una plantilla puede ofrecer estos campos que se pueden utilizar de la siguiente manera:

• Título profesional
• Resumen de trabajo
• Propósito y objetivos del trabajo
• Deberes primarios
• Alcance del trabajo y límites de autoridad
• Expectativas de gestión
• Calificaciones requeridas
• Habilidad requerida
• Declaración de misión y valores de la organización
• Compensación
• Salario y remuneración.

Si desea desarrollar aún más su plantilla, puede consultar sitios web como Indeed , que proporcionará plantillas de descripción de puestos disponibles de forma gratuita.

Ejemplos de descripción de puestos

Descripción del puesto de director de información

Título profesional

Director de información

Resumen de trabajo

Un director de información (CIO), o director de tecnología, es responsable de administrar la tecnología de la información y los sistemas informáticos que utiliza una empresa para cumplir sus objetivos. Sus deberes incluyen evaluar los procesos de TI actuales, dirigir al equipo de administración sobre los mejores procesos e investigar y recomendar actualizaciones del sistema informático.

Propósito y objetivos del trabajo

• Administrar todos los aspectos de la tecnología de la información y los sistemas informáticos en uso.
• Asegúrese de que los sistemas permanezcan continuamente operativos
• Identificar los requisitos continuos de personal y habilidades.
• Establecer y mantener las mejores prácticas de ciberseguridad.

Deberes primarios

Los directores de información trabajan a tiempo completo. Sus funciones y responsabilidades diarias varían según la industria en la que opera su empresa y las necesidades individuales de la empresa, pero pueden incluir:

• Establecimiento de alianzas con proveedores de hardware y software
• Crear una red de especialistas en TI que puedan ofrecer apoyo y asesoramiento sobre temas específicos
• Organización y supervisión de proyectos y actualizaciones de TI.
• Brindar soporte y orientación para proyectos de TI a través de una organización.
• Mantener un conocimiento práctico de los últimos avances y desafíos tecnológicos.
• Analizar los costos y los méritos relativos de los nuevos sistemas o actualizaciones de los sistemas existentes
• Identificar áreas donde la tecnología podría mejorar la eficiencia y la rentabilidad
• Diseñar nuevos sistemas para satisfacer las necesidades del cliente o del cliente.

Alcance del trabajo y límites de autoridad

• El Director de Información reporta directamente al CEO
• El CIO tiene la responsabilidad de todos los aspectos de la infraestructura del sistema de TI, incluido todo el hardware, el software y los servicios.
• El CIO tiene la responsabilidad de todo el personal de TI, incluida su capacitación y desarrollo.

Expectativas de gestión

• La principal expectativa de gestión es que los sistemas de TI de la empresa continúen proporcionando un servicio óptimo a la empresa.
• Las precauciones de seguridad cibernética son del más alto nivel posible
• Los datos están fuertemente protegidos y cumplen con los estándares requeridos

Calificaciones y habilidades requeridas

• En general, se requiere una calificación de nivel de licenciatura para este puesto
• Historial comprobado en roles similares
• Excelente conocimiento de la infraestructura y los sistemas de tecnología de la información.
• Habilidad para diseñar e implementar varios sistemas de TI.
• Habilidades de análisis de datos.
• Resolución de problemas y creatividad en el diseño de soluciones viables.
• Fuertes habilidades de liderazgo y gestión.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Habilidades de planificación estratégica y crecimiento empresarial.
• Habilidades de gestión de proyectos

Declaración de misión y valores de la organización

Compensación

• Banda salarial
• Bonos
• Beneficios (por ejemplo, plan de pensiones, atención médica, etc.)

Descripción del puesto de Gerente sénior de redes sociales

Título profesional

Gerente sénior de redes sociales

Resumen de trabajo

Estamos buscando un administrador senior de redes sociales para unirse a un equipo establecido y tomar las riendas con contenido creativo, una copia atractiva y una estrategia innovadora de redes sociales. Idealmente, provendrá de un entorno de marketing centrado en los estudiantes y tendrá experiencia en TikTok, Insta y Snapchat, así como en LinkedIn para el aspecto B2B del puesto.

Propósito y objetivos del trabajo

• Cree una sólida estrategia de marketing de influencers y redes sociales que crezca y atraiga a audiencias objetivo nuevas y antiguas
• Gestión diaria de todos los canales sociales, incluidos TikTok, Insta, Snapchat, FB, Twitter y Linkedin
• Asegúrese de que todo el contenido esté en la marca y se adhiera a la TOV y a una estrategia de marketing más amplia
• Colabore con los equipos de marketing B2C y B2B para coordinar el contenido social y las campañas de influencia.
• Trabaje con Content Manager para idear y resumir a fotógrafos, videógrafos, diseñadores gráficos y redactores.
• Use herramientas de análisis y escucha social para informar sobre publicaciones y campañas.
• Use datos para garantizar que se cumplan los KPI e informar la toma de decisiones futuras
• Explora nuevos canales y lanza cuando lo creas necesario

Deberes primarios

El gerente senior de redes sociales trabaja a tiempo completo. Sus funciones y responsabilidades diarias varían desde la estrategia de contenido hasta la creación y supervisión del equipo en la coordinación del contenido entre canales y la estrategia de marketing más amplia de la empresa.

• Establecimiento de alianzas con influencers, creadores y gestores de contenidos
• Crear un equipo de profesionales de las redes sociales que puedan impulsar los objetivos de las redes sociales de la organización.
• Organizar y supervisar la producción de contenido, la estrategia de la plataforma y una presencia digital más amplia
• Brindar apoyo y orientación al personal subalterno y a los productores para ayudar a desarrollar la estrategia de redes sociales.
• Mantener un conocimiento práctico de las últimas plataformas sociales y desafíos legales en la creación de contenido.
• Administrar los presupuestos sociales para la creación de contenido, así como las herramientas de la plataforma social necesarias para ejecutar el trabajo de manera efectiva.
• Identificar nuevas tecnologías y estrategias y capacitar al personal en estas áreas.

Alcance del trabajo y límites de autoridad

• El Gerente Senior de Redes Sociales (SSMM) reporta directamente al Director de Marketing
• El SSMM tiene la responsabilidad de la estrategia que se está implementando.
• El SSMM tiene la responsabilidad de todo el personal de las redes sociales, incluida su capacitación y desarrollo.

Expectativas de gestión

• La principal expectativa de la gerencia es que las comunicaciones en las redes sociales sean profesionales y reflejen la dirección de las comunicaciones comerciales.
• La calidad del trabajo es del más alto nivel y atrae a personas influyentes para trabajar con la organización.
• El contenido de las redes sociales refleja un enfoque moderno de la comunicación de la organización a los clientes.
• La estrategia de redes sociales se desarrolla para ayudar a la organización a comunicarse mejor con su audiencia.

Calificaciones y habilidades requeridas

• En general, se requiere una calificación de nivel de licenciatura para este puesto
• Más de 3 años en gestión de redes sociales
• Experiencia ideal con una audiencia de estudiantes.
• Alguna experiencia B2B beneficiosa
• Gran experiencia en la creación de programas y campañas de marketing de influencers.
• Historial comprobado de crecimiento y retención de una comunidad
• Analítico con capacidad de usar datos para identificar tendencias y oportunidades de crecimiento.
• Pasión genuina por las redes sociales.
• Experiencia trabajando en un entorno de puesta en marcha de alto crecimiento

Declaración de misión y valores de la organización

Compensación

• Banda salarial
• Bonos
• Beneficios (por ejemplo, plan de pensiones, atención médica, etc.)

Conclusión

Una descripción del trabajo resume las responsabilidades, actividades, calificaciones y habilidades esenciales para un puesto. Una descripción del trabajo es increíblemente importante, ya que es el comienzo de la relación potencial que cualquier nuevo empleado tiene con la empresa desde el principio.

Desde poder atraer a los mejores candidatos hasta retener y motivar al personal, una descripción del puesto es una parte fundamental del proceso de contratación y la evaluación de los candidatos y las habilidades dentro de la organización.

Si bien las descripciones de puestos son críticas, son solo la mitad de la imagen. La plataforma de evaluación de talentos de Thomas le permite ver más allá del CV, identificar la aptitud, así como los rasgos de personalidad y comportamiento que mejor se adapten al puesto, e incorporarlos sin problemas en su perfil de trabajo .

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